Menelepon adalah hal yang cukup sering kita lakukan. Tapi sayangnya, enggak semua orang tahu dan sadar bagaimana etika bertelepon yang baik.
Menelpon keluarga di rumah atau teman tentu saja beda dengan menelepon untuk urusan yang lebih serius dan formal. Misalnya saat kita menanyakan info untuk barang yang akan kita beli, bagian customer service, menang tiket konser atau berhubungan dengan pihak sponsor untuk acara pensi. Untuk kondisi-kondisi seperti ini, jelas kita butuh menerapkan etika bertelepon yang standar. Kalau tidak, bisa-bisa lawan bicara jadi malas bicara dengan kita.
Sama seperti berkenalan dengan orang baru, kita akan menyebutkan nama dulu sebelum ngobrol, kan? Ini juga yang dilakukan saat menelepon. Jangan sampai saat ada yang menjawab di seberang sana kita bilang, 'Halo? Ini siapa ya?' Jelas ini aneh dan pastinya enggak sopan.
Biasakan sebut nama dan tanyakan apakah ini tempat yang kita cari. Misalnya, atau tanyakan nama orang yang kita cari. Misalnya,
Setelah memperkenalkan diri, kita bisa tanya siapa yang menerima telepon kita, seperti Ini penting, karena kalau kita menelepon balik, bisa langsung menghubungi orang itu hingga semuanya lebih cepat dan lancar.
Ketika bicara di telepon penting kita mengatur intonasi dan kecepatan bicara. Jangan terlalu lambat juga dan penuh dengan kata 'eh...' atau malah tergagap. Ingat kalau orang di seberang sana juga punya pekerjaan lain dan tidak hanya melayani telepon dari kita.
Saat menelepon, Kecilkan dulu suara televisi atau radio, jauhkan diri kita dari jeritan adik kita. Begitu juga kalau di tempat umum seperti mall, sekolah atau di jalan. Cari tempat yang enggak berisik. Dengan begitu kita enggak perlu teriak-teriak di telepon dan orang yang menerima telepon pun bisa mendengar dengan baik juga.
Setelah memperkenalkan diri, jelaskan tujuan kita menelepon dengan kalimat singkat. Kita bisa tulis dulu di kertas poin-poin informasi apa yang ingin ditanyakan agar efektif dan terdengar dengan baik. Misalnya, ketika kita memenangkan tiket konser. Umumnya pertanyaan akan seputar: berapa jumlah tiket, tiket kelas apa, kapan bisa diambil, paling lambat jam berapa dan bisa diambil orang lain atau enggak. Jadi ketika ditelepon, yang kita tanyakan. Singkat, padat dan jelas kan? Oh iya, jangan lupa tulis poin penting dari hasil percakapan di kertas agar enggak lupa dan enggak perlu menelepon berulang kali.
Seperti saat ngobrol bertatapan muka, Hindari menelepon sambil makan dan minum, termasuk mengunyah permen karet. Suara kunyahan akan terdengar dengan jelas di telepon, lho.
Nah, gimana kalau saat kita menelepon orang yang kita cari enggak ada di tempat? Kita bisa meninggalkan pesan. Lebih baik kalau kita meninggalkan juga nomor telepon yang bisa dihubungi. Jadi kalau memang masalahnya urgent, , orang itu bisa menghubungi balik.
Setelah kita mendapatkan info yang dibutuhkan, sebelum mengakhiri percakapan, enggak ada salahnya kita mengulangi info yang sudah didapatkan sebagai konfimasi. Misalnya Jadi kalau ada yang salah bisa dikoreksi oleh orang yang kita ajak bicara. sebelum telepon ditutup. Easy, right?
(muti, foto: fanpop.com)