Lewat buku terbarunya berjudul How Google Works, mantan CEO sekaligus executive chairman dari Google, Eric Schmidt, berbagi ilmu cara mengirim surat elektronik atau e-mail secara profesional. Ini dia 8 cara menulis email yang benar menurut mantan CEO Google.
(Baca juga: Menulis Cerita Pribadi Bisa Mengubah Perilaku)
Merespons dengan cepat
Saran Schmidt, kita harus cepat merespons e-mail kepada semua orang tanpa memilih-milih siapa dia. "Dengan bersikap cepat tanggap, kita menciptakan komunikasi yang positif," tulis Schmidt.
Ringkas
Hal yang mengejutkan ternyata menulis e-mail dengan singkat dan padat lebih sulit daripada yang panjang. E-mail singkat, menurut Schmidt, berarti kita menghabiskan lebih banyak waktu berpikir untuk membalas dengan kalimat ringkas.
Hapus, hapus, hapus
Schmidt mengingatkan singkatan OHIO (only hold it once), hapus e-mail Anda kalau enggak penting. "Kalau kita melakukan ini dengan tepat, maka e-mail kita akan menjadi daftar yang harus dikerjakan dengan isu yang kompleks dan memerlukan pemikiran lebih dalam."
LIFO
LIFO adalah singkatan dari last in, first out. Selesaikan e-mail yang ada di bagian atas karena e-mail lama terkadang telah dilihat dan diambil alih oleh orang lain.
(Baca juga: Tips Imaginative Writing untuk Menulis Cerita Fiksi)
Pikirkan "ubah rute"
Bukan hanya di jalan, Schmidt menyarankan, untuk kita memikirkan bagaimana mengalihkan e-mail pada orang yang lebih membutuhkan. "Jangan sampai kita berpikir kenapa enggak saya teruskan e-mail ini ke dia?" terangnya.
Hindari huruf kapital
Maksud Schmidt berteriak adalah menggunakan huruf kapital besar. Jika ingin bernada keras, temui langsung orangnya dan jangan "berteriak" di e-mail, walau terkadang e-mail memang lebih mudah.
Buat hal jadi mudah
Kalau ada email penting yang belum sempat kita balas, kirim e-mail tersebut ke diri sendiri dan memberi label "Follow up." Cara ini efektif sebagai alarm untuk mengingatkan kita kembali.
Pikirkan masa mendatang
Meneruskan e-mail ke diri sendiri bisa kita lakukan kalau kita berpikir e-mail ini akan berguna di kemudian hari. Hal lainnya, seperti scan passport, perizinan, dan asuransi kesehatan, juga dapat kita kirimkan ke e-mail sendiri. Ini berguna untuk waktu darurat.
(Baca juga: 5 Ide Kreatif Menulis Surat Cinta)
(silvita/female.kompas.com, foto: giphy.com)
| Penulis | : | Astri Soeparyono |
| Editor | : | Astri Soeparyono |
KOMENTAR