CewekBanget.ID - Pengarsipan dokumen penting yang berkaitan dengan riwayat hidup kita, seperti ijazah, akte kelahiran, laporan nilai sekolah, dan sebagainya itu penting untuk dilakukan dengan benar ya, girls.
Pasalnya, kita tentu akan membutuhkan berbagai dokumen ini sewaktu-waktu.
Kalau kita masih sembarangan menyimpan berkas-berkas penting, kita bakal kesulitan mencarinya saat dibutuhkan dan dokumen sangat berisiko rusak atau hilang. Jangan sampai, deh!
Nah, untuk kita yang masih bingung dengan cara tepat dan benar dalam menyimpan dokumen penting, perhatikan hal-hal berikut ini sebagai panduan mudahnya!
Baca Juga: Siapkan Dokumen Ini untuk Perjalanan Lintas Wilayah #HadapiCorona!
Scan dan Perbanyak Dokumen
Di zaman digital seperti sekarang ini, kita bisa memperbanyak dokumen fisik lewat photocopy atau memindai (scan) dokumen agar kita memiliki rangkap berkasnya secara digital.
Ini akan memudahkan kita menggunakan rangkap dokumen tersebut untuk berbagai urusan seperti mendaftar kuliah, melamar kerja, dan sebagainya.
Selain itu, jika terjadi musibah dan dokumen asli menghilang, kita bisa menggunakan rangkap dokumen tersebut untuk sementara waktu, termasuk untuk mengurus pembuatan dokumen baru.
Jangan lupa juga untuk melegalisir dokumen-dokumen yang diperbanyak tersebut ke lembaga terkait agar dapat digunakan untuk keperluan resmi, ya.
Baca Juga: Bingung Bikin CV? Ini Tips Khusus dari HRD Bank Swasta Indonesia!
Press Dokumen, Jangan Di-laminating!
Pasti kita pikir laminasi dokumen dibutuhkan demi menjaga dokumen tetap awet, nih.
Padahal justru berkas-berkas penting enggak boleh dilaminasi, lho!
Pasalnya, keaslian dokumen akan dicek untuk sejumlah keperluan tertentu, sehingga dokumen harus dibuka.
Laminasi dokumen akan mempersulit proses tersebut dan sangat rawan membuat tulisan dari dokumen menempel pada plastik laminasi.
Alih-alih laminating, kita bisa melakukan press dokumen yang merekatkan bagian tepi plastik pembungkus kertas dengan jarak beberapa milimeter dari kertas, sehingga kertas enggak menjadi kaku dan menempel seluruhnya pada plastik.
Hal ini akan mempermudah pembongkaran dokumen dari pembungkus untuk pengecekan berkas-berkas.
Simpan Dalam Map Plastik dan Brankas
Sebaiknya tempatkan seluruh dokumen penting dalam satu tempat, seperti display book atau map dokumen plastik tebal agar enggak tercecer dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Tentunya letakkan masing-masing dokumen pada lembar plastik terpisah agar enggak saling menempel dan tampak lebih rapi.
Setelah itu, kumpulan dokumen penting bisa kita simpan di dalam brankas atau safe deposit box di bank agar lebih aman dan terlindungi dari berbagai musibah yang mungkin terjadi dan berisiko melenyapkan dokumen.
Baca Juga: 10 Tips untuk Beresin Media Sosial Kita Saat Melamar Pekerjaan!
Backup Dokumen Digital
Kalau kita sudah memiliki scan copy dari dokumen penting, jangan lupa menyimpannya secara rapi pula, ya.
Kita bisa memanfaatkan folder di laptop atau komputer, flashdisk atau harddisk, e-mail, dan penyimpanan online seperti drive atau cloud.
Sebaiknya kita menyimpan rangkap dokumen digital ini di seluruh tempat penyimpanan digital yang tersedia agar kita memiliki backup data yang dibutuhkan sewaktu-waktu.
Jangan lupa beri nama masing-masing dokumen dan folder agar mudah ditemukan, ya!
(*)