CewekBanget.ID - Girls, jangan asal menyimpan dokumen-dokumen penting yang kita miliki, ya.
Faktanya, berbagai dokumen seperti akta kelahiran, ijazah, dan sebagainya harus dijaga dengan baik karena pasti akan diperlukan untuk berbagai kebutuhan penting.
Tapi sebetulnya kita sudah menyimpan dokumen dengan baik dan benar belum, sih?
Perhatikan cara-caranya yang tepat seperti ini!
Menduplikasi Dokumen
Demi mengantisipasi keperluan dokumen darurat atau situasi yang membuat dokumen asli sulit diakses, misalnya rusak atau hilang akibat bencana, lebih baik kita menduplikasi dokumen fisik yang penting.
Kita bisa memfotokopi atau scan dokumen agar memiliki rangkap berkas fisik dan digital.
Ini akan memudahkan kita menggunakan rangkap dokumen tersebut untuk berbagai urusan seperti mendaftar kuliah, melamar kerja, dan sebagainya.
Jangan lupa juga untuk melegalisir dokumen-dokumen yang diperbanyak tersebut ke lembaga terkait agar dapat digunakan untuk keperluan resmi.
Baca Juga: 3 Dokumen yang Harus Diisi Untuk PPDB SMA Jalur Afirmasi Penyandang Disabilitas
Sudah tahu belum, kalau dokumen penting sebaiknya jangan dilaminasi?
Ternyata laminating dokumen malah enggak bikin dokumen lebih awet, lho!
Pasalnya, keaslian dokumen akan dicek untuk sejumlah keperluan tertentu, sehingga dokumen harus dibuka.
Lebih baik press dokumen yang merekatkan bagian tepi plastik pembungkus kertas dengan jarak beberapa milimeter dari kertas, sehingga kertas enggak menjadi kaku dan menempel seluruhnya pada plastik.
Sebaiknya tempatkan seluruh dokumen penting dalam satu tempat, seperti display book atau map dokumen plastik tebal agar enggak tercecer dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Tentunya letakkan masing-masing dokumen pada lembar plastik terpisah agar enggak saling menempel dan tampak lebih rapi.
Setelah itu, kumpulan dokumen penting bisa kita simpan di dalam brankas atau safe deposit box di bank agar lebih aman dan terlindungi dari berbagai musibah yang mungkin terjadi dan berisiko melenyapkan dokumen.
Baca Juga: Wajib Tahu! Aturan Baru Penamaan di KTP dan Dokumen Kependudukan Lain
Backup Dokumen Digital
Kalau kita sudah memiliki scan copy dari dokumen penting, jangan lupa menyimpannya secara rapi pula, ya.
Kita bisa memanfaatkan folder di laptop atau komputer, flashdisk atau harddisk, e-mail, dan penyimpanan online seperti drive atau cloud.
Sebaiknya kita menyimpan rangkap dokumen digital ini di seluruh tempat penyimpanan digital yang tersedia agar kita memiliki backup data yang dibutuhkan sewaktu-waktu.
Jangan lupa beri nama masing-masing dokumen dan folder agar mudah ditemukan, ya!
Baca Juga: Cara Beli Materai Elektronik dan Menggunakannya di Dokumen Online
(*)